Kiralama sözleşmesi nasıl uzatılır? Fiyat, ödeme, kayıt ve KABİS tarihi

Uzatma talebi geldiğinde önce dört kontrol

Bu dört kontrol birkaç dakika sürer ve uzatmaların büyük kısmında cevap "evet" çıkar. Ama "hayır" çıktığı nadir durumda, sonradan yaşanacak sorunun maliyeti uzatmanın getireceği gelirden büyüktür. Özellikle sezonda, uzatma yüzünden verilemeyen bir rezervasyon hem geliri hem müşteri güvenini götürür.

1. Araç yeni tarihlerde boş mu? Aynı aracı başka bir müşteriye söz verdiyseniz uzatma, o müşteriyi araçsız bırakır. Önce rezervasyon takviminize bakın.
2. Müşterinin mevcut borcu var mı? İlk dönemin ödemesi tamamlanmamışsa uzatmayı borcun kapanmasına bağlayın.
3. Belgeler yeni bitiş tarihine kadar geçerli mi? Ehliyetin, yabancı müşteride pasaport ya da vize süresinin uzatılan dönemi kapsadığını kontrol edin.
4. Aracın kendi takvimi uygun mu? Periyodik bakım kilometresi, muayene, trafik sigortası ya da kasko bitişi uzatılan döneme denk geliyorsa önce onu çözün.

Uzatmada fiyat nasıl belirlenir?

Üç yaklaşım vardır. En yaygını mevcut günlük fiyatla devam etmektir; müşteri ne ödeyeceğini bilir, pazarlık çıkmaz. İkincisi toplam süreyi yeni bir kiralama gibi değerlendirmektir: 5 günlük kiralama 12 güne çıktıysa uzun kiralama tarifeniz devreye girebilir ve müşteri bunu isteyecektir. Üçüncüsü uzatılan günleri o tarihteki güncel fiyatla vermektir; sezon başladıysa ya da o sınıfta boş araç azaldıysa mantıklıdır.

Hangisini seçerseniz seçin, kuralı sözleşmeye baştan yazın. "Uzatmalarda uzatılan günler için uzatma tarihindeki güncel fiyat uygulanır" gibi tek bir cümle, her uzatmada yeniden pazarlık yapmaktan kurtarır. Toplam süre uzun kiralama kademesine giriyorsa önceki günlerin fiyatını geriye dönük düşürüp düşürmeyeceğinizi de netleştirin; çoğu firma yalnız uzatılan günlere yeni fiyat uygular, geçmiş günlere dokunmaz.

Teklifi yazılı verin. Telefonda söylenen fiyat iade günü farklı hatırlanır; mesajla gönderilen iki satır (yeni bitiş tarihi, günlük fiyat, toplam fark) yeterli bir kanıttır. Müşteri onayını da aynı yazışmada alın.

Araç yeni tarihlerde doluysa

Sezonda sık karşılaşılan durum şudur: müşteri uzatmak ister ama araç birkaç gün sonra başka bir müşteriye söz verilmiştir. Burada iki seçeneğiniz vardır. Birincisi, uzatmayı aynı sınıftan başka bir araçla yapmaktır: müşteri aracı ofise getirir, yeni araçla devam eder, ilk araç sıradaki müşteriye hazırlanır. İkincisi, bekleyen rezervasyonu aynı sınıftan başka bir araca kaydırmaktır.

Hangi yolu seçerseniz seçin, kararı müşteriyle konuşmadan önce verin ve ona net bir öneri sunun: "Uzatabiliriz, ancak perşembe günü aracı aynı sınıftan başka bir araçla değiştirmemiz gerekiyor." Belirsiz bir "bakarız" cevabı, iade günü hem müşteriyi hem sıradaki kiracıyı mağdur eder. Araç değişiminde yeni aracın kilometresini, yakıtını ve teslim fotoğraflarını ilk teslimdeki özenle kaydetmeyi unutmayın.

Ödeme ve depozito

Uzatma bedelini uzatma anında alın. Müşteri araçla birlikte şehir dışındaysa havale ya da kartla ödeme isteyin. "Dönünce öderim" diyen müşteriyle ilişkiniz iyi olsa bile açık bakiye, uzatma sayısı arttıkça büyür ve iade günü tek seferde tahsil edilmesi zorlaşır. Uzun süren kiralamalarda haftalık ya da aylık ara ödeme kuralı koymak riski dağıtır.

Depozito tutarını da gözden geçirin. İlk kiralamada alınan depozito kısa bir dönem için hesaplanmıştır; kiralama süresi iki katına çıktıysa riskiniz de büyümüştür. Kredi kartı provizyonu kullanıyorsanız provizyonun ne kadar süre geçerli kaldığını bankanızla kontrol edin; uzun uzatmalarda provizyonun süresi kiralamadan önce dolabilir.

Uzatma sözleşmeye nasıl işlenir?

Uzatma, eski bitiş tarihini silip yenisini yazmak değildir. Doğru kayıt, orijinal dönemi olduğu gibi bırakır ve uzatılan günleri ayrı bir kalem olarak ekler: hangi tarihte, kaç gün, hangi fiyatla uzatıldığı görünür. Böylece müşteri itiraz ettiğinde ya da uzatmadan sonra erken iade olduğunda hangi günün hangi fiyattan hesaplandığı tartışma konusu olmaz.

• Uzatma tarihi ve uzatmayı onaylayan çalışan.
• Yeni bitiş tarihi ve saati.
• Uzatılan gün sayısı, günlük fiyat ve uzatma tutarı.
• Alınan ödeme ve kalan bakiye.
• Varsa değişen koşullar: km limiti, ek sürücü, depozito.

Müşteri uzatılan dönemde aracı başka birine kullandıracaksa ek sürücünün bilgileri de sözleşmeye eklenmelidir. Uzun uzatmalarda müşteriden kısa bir yazılı onay (imza ya da mesaj) almak, anlaşmazlıkta işinizi kolaylaştırır.

KABİS kaydındaki tarih

Kiralık araç bildiriminde kiralamanın başlangıç ve bitiş tarihleri yer alır. Sözleşme uzatıldığında Emniyet'in kaydındaki bilgi ile gerçek durum ayrışabilir: kayıtta iade beklenen tarih geçmiştir ama araç hâlâ aynı kişidedir. Bir denetimde ya da araçla ilgili bir olayda bu tutarsızlık açıklama gerektirir.

Uzatmada KABİS tarafında ne yapılması gerektiği ve portalın bu iş için sunduğu yol zaman içinde değişebilir. Güncel usulü EGM'nin resmî duyurularından ya da bağlı olduğunuz il emniyet müdürlüğünden teyit edin ve öğrendiğiniz yolu ekibiniz için yazılı bir prosedüre dönüştürün. Önemli olan, bu işi uzatmayı kaydettiğiniz anda, aynı oturuşta yapmaktır; "akşam hallederim" denen bildirim en sık unutulan bildirimdir.

Uzatma sırasında aracı da değiştirdiyseniz durum daha hassastır: kayıttaki plaka artık kiracının kullandığı araç değildir. Araç değişiminde yeni bildirim gerekip gerekmediğini de aynı resmî kaynaktan kontrol edin.

Uzun ve kurumsal kiralamalarda uzatma

Aylık ya da şirket kiralamalarında uzatma, günlük kiralamadan farklı işler. Burada uzatma genellikle birkaç gün değil bir ay ya da daha uzundur ve müşteri çoğu zaman bir satın alma onayı bekler. Bitişten en az iki hafta önce müşteriye yazılı olarak ulaşın, devam edip etmeyeceğini ve yeni dönemin koşullarını konuşun. Son güne kalan kurumsal uzatma, hem sizin araç planınızı hem müşterinin iç onay sürecini sıkıştırır.

Uzun dönemde fiyat güncellemesi de bu konuşmanın parçasıdır. Maliyetleriniz arttıysa yeni dönemin fiyatını gerekçesiyle birlikte sunun; mevcut sözleşmede fiyat güncelleme kuralı varsa ona göre ilerleyin. Aracın kilometresi yükseldiyse, bakımı yaklaştıysa ya da ikinci el değeri açısından satış zamanı geldiyse uzatmayı başka bir araçla yapmayı önerin; bu durumda araç değişimini ayrıca kayda geçirin.

Ekibiniz için beş adımlık uzatma prosedürü

Bu listeyi tezgâhın yanına asmak basit görünür ama işe yarar: birden fazla çalışanın olduğu ofislerde uzatmalar en çok, "ben yaptım sandım" dediği için yarım kalır.

1. Talebi alan çalışan araç müsaitliğini ve müşterinin bakiyesini kontrol eder.
2. Yeni bitiş tarihi ve fiyat müşteriye yazılı olarak gönderilir, onay alınır.
3. Uzatma bedeli tahsil edilir ya da ödeme günü yazılı olarak belirlenir.
4. Uzatma sözleşmeye ayrı kalem olarak işlenir; değişen koşullar varsa eklenir.
5. KABİS tarafında güncel usule göre yapılması gereken işlem aynı anda yapılır ve not düşülür.

Habersiz uzatma: müşteri aracı getirmediyse

Her uzatma kibarca istenmez. Bitiş günü geçer, müşteri aramaz, telefonu açmaz. İlk gün iletişim kurmaya çalışın, yazılı mesaj bırakın ve aracı kimin kullandığını teyit edin. Sözleşmenizde gecikme ücreti ve bildirim süresi yazıyorsa bunu müşteriye hatırlatın ve yazışmaların kaydını saklayın.

Gecikme uzarsa hukuki yollar gündeme gelir; burada kendi başınıza hareket etmek yerine avukatınıza danışın. Önleyici tarafta en etkili yöntem basittir: bitişten bir iki gün önce müşteriye hatırlatma gönderin ve uzatmak isteyip istemediğini sorun. Uzatma kararı iade günü sabahı değil iki gün önce verilince hem araç planı hem fiyat daha sağlıklı olur.

Rentofis'te uzatma ayrı bir kalemdir

Rentofis'te uzatma, sözleşme detayındaki Sözleşme Uzat düğmesiyle yapılır: yeni bitiş tarihini ve isterseniz yeni günlük fiyatı girersiniz. Eklenen günler sözleşmeye ayrı bir kalem olarak işlenir, borç müşterinin carisine yazılır ve notlara iz düşer. Araç yeni tarihlerde başka bir sözleşmede doluysa uzatma engellenir, böylece aynı araç iki müşteriye verilmez.

Uzatmayı Düzenle ekranından bitiş tarihini ileri alarak yapmayın; o yol uzatma kalemi oluşturmaz ve önceki uzatmaları sıfırlar, sistem de bu yüzden onay ister. Uzatılmış bir sözleşmede müşteri erken dönerse eksik günler son uzatmanın fiyatından geriye doğru düşülür. WhatsApp bağlıysa sözleşme bitişine kaç gün kala hatırlatma gideceğini seçebilirsiniz; müşteri uzatma kararını son güne bırakmaz.

Sık sorulan sorular

Uzatma tek düğme, hesap kendiliğinden

Rentofis'te uzatılan günler ayrı kalem olur, borç cariye kendiliğinden yazılır. Ücretsiz demo hesabıyla deneyin.

İlgili özellikler

Diğer yazılar