Aylık ve uzun dönem araç kiralama: fiyat nasıl hesaplanır, sözleşmeye ne yazılır?

Günlük, aylık, yıllık: aynı araç, farklı iş

Günlük kiralamada fiyatı talep belirler: sezon, hafta sonu, boştaki araç sayısı. Aylık ve yıllık kiralamada ise fiyatı büyük ölçüde maliyet belirler. Aracı bir ay ya da bir yıl boyunca tek bir müşteriye bağladığınızda sezon zammı yapamazsınız, ama karşılığında boş gün riskinden kurtulursunuz. Uzun dönem fiyatı bu ikisinin takasıdır: daha düşük günlük gelire karşılık yüksek ve garanti doluluk.

Müşteri profili de farklıdır. Aylık kiralayanlar çoğunlukla bir proje için şehre gelen çalışanlar, kendi aracı uzun süre serviste kalanlar ya da şirket aracı bekleyen küçük işletmelerdir. Yıllık kiralayanlar ise genellikle şirketlerdir; karşınıza satın alma birimi, teklif karşılaştırması ve düzenli fatura beklentisiyle çıkarlar.

Aylık fiyat nasıl hesaplanır?

Aylık fiyatı günlük fiyatın 30 katından indirim yaparak bulmak yaygın ama tehlikelidir: günlük fiyatınız talebe göre şişmiş ya da sezon dışında düşmüş olabilir. Doğru yol aşağıdan yukarı hesaptır.

1. Aracın aylık amortismanını hesaplayın: alış maliyeti eksi tahmini satış fiyatı, bölü elde tutma süresi (ay).
2. Aylık sabit giderleri ekleyin: sigorta ve kaskonun aylık payı, vergi, finansman maliyeti.
3. Kullanıma bağlı giderleri ekleyin: vereceğiniz km paketine göre bakım ve lastik payı.
4. Genel gider payını ekleyin: ofis, personel, yazılım.
5. Hedef kâr marjınızı ekleyin ve çıkan rakamı piyasa fiyatlarıyla karşılaştırın.

Bu hesap size alt sınırı verir. Piyasa fiyatı bu sınırın altındaysa o araçla uzun dönem iş yapmak yerine günlük kiralamaya devam etmek daha kârlı olabilir. Piyasa fiyatı hesabınızın çok üstündeyse teklifinizi gereksiz yere düşük tutuyor olabilirsiniz. Yıllık kiralamada, garanti doluluk karşılığında aylık kiralamadan biraz daha düşük bir marjla çalışmak yaygın bir yaklaşımdır.

Kilometre paketi ve aşım ücreti

Uzun dönemde en büyük gizli maliyet kilometredir. Ayda 1.500 km yapan müşteri ile 5.000 km yapan müşteri aynı fiyatı ödüyorsa, ikincisi aracınızı çok daha hızlı yıpratıyor ve ikinci el değerini düşürüyordur. Teklifte aylık km paketi belirleyin ve aşım için kilometre başı ücret yazın. Müşteri yüksek km istiyorsa paketi büyütüp fiyatı buna göre artırın.

Aşım ücretini aracın km başına gerçek maliyetine (lastik, bakım, değer kaybı) göre belirleyin, sembolik bir rakam koymayın. Aşımı sözleşme sonunda değil belirli aralıklarla (örneğin üç ayda bir) kontrol etmek, dönem sonunda müşteriyi büyük bir faturayla şaşırtmayı önler.

Takvim ayı sorunu: 28, 30 ve 31 gün

Aylık fiyatınızı müşteriye "ayda şu kadar" diye verirsiniz, ama takvim ayları eşit değildir. Tablonuz ya da programınız tutarı gün sayısıyla hesaplıyorsa 31 çeken bir ay 30 günlük hesaptan pahalı, şubat ise ucuz çıkar. Bu küçük fark kurumsal müşterinin muhasebesinde soru işaretine dönüşür.

Çözüm, kuralı baştan seçmektir: ya her ayı sabit bedelle faturalarsınız ya da günlük eşdeğer fiyatı sözleşmeye yazıp gerçek gün sayısıyla hesaplarsınız. Günlük eşdeğer kullanıyorsanız aylık bedeli 30'a bölerek bulun ve her dönem sonunda toplamın teklifinizle tutarlı olduğunu kontrol edin.

Ay ortasında başlayan kiralamalar da aynı özeni ister. Müşteri ayın 17'sinde başladıysa dönemleri takvim ayına mı yoksa başlangıç gününe göre mi sayacağınızı sözleşmede belirtin. Kurumsal müşteriler genellikle takvim ayına göre fatura ister; bu durumda ilk ve son dönemin kıst hesabını nasıl yapacağınızı baştan kararlaştırın.

Uzun dönem sözleşmesine yazılacaklar

Fiyat güncelleme ve erken fesih maddeleri hukuki açıdan en hassas maddelerdir. Yazarken güncel mevzuatı resmî kaynaklardan kontrol edin ve metni bir hukukçuya okutun.

• Periyot, başlangıç ve bitiş tarihi; sürenin kendiliğinden yenilenip yenilenmeyeceği.
• Aylık bedel ya da günlük eşdeğer fiyat, para birimi ve KDV durumu.
• Ödeme günü, ödeme yöntemi ve gecikme halinde uygulanacak kural.
• Aylık km paketi ve km başına aşım ücreti.
• Periyodik bakımın kim tarafından, ne zaman ve nerede yaptırılacağı; bakım sırasında ikame araç verilip verilmeyeceği.
• Sigorta, kasko ve muafiyet tutarı; kaza halinde firmaya bildirim süresi.
• Aracı kullanacak kişiler: şirket kiralamalarında sürücü listesi ve sürücü değişikliğinin nasıl bildirileceği.
• Fiyat güncelleme kuralı: yıllık sözleşmelerde hangi dönemde, hangi ölçüte göre güncelleme yapılacağı.
• Erken fesih: kaç gün önceden bildirileceği ve varsa cayma bedeli.
• Depozito ya da teminat tutarı ve iade koşulu.

Araç değişimi ve ikame araç

Uzun dönem kiralamada araç sözleşme süresince birkaç kez servise girer. Periyodik bakım, lastik değişimi ya da beklenmedik bir arıza sırasında müşterinin araçsız kalıp kalmayacağı, teklifin en çok sorulan sorularından biridir. İkame araç veriyorsanız hangi sınıftan, en geç ne kadar sürede ve hangi durumlarda vereceğinizi yazın; vermiyorsanız bunu da açıkça belirtin.

İkame aracı fiyatınıza dahil etmek, filonuzda o iş için boşta bekleyecek bir araç payı ayırmak demektir. Bu payı aylık bedelin içine hesaplamayı unutmayın. Değişim sırasında her iki aracın kilometresini ve durumunu kayda geçirin; uzun dönemin sonunda hangi aracın hangi tarihte kimde olduğu, bu kayıtlar sayesinde tartışma konusu olmaz.

Risk yönetimi: müşteri seçimi ve teminat

Uzun dönemde aracınız aylarca aynı kişide kalır; bu yüzden müşteriyi seçmek, günlük kiralamadakinden daha önemlidir. Şirket müşterisinde ticari unvanı, vergi numarasını ve yetkili kişiyi doğrulayın; şahıs müşteride kimlik ve ehliyet bilgilerini eksiksiz alın. Sözleşmeyi imzalayanın şirketi temsil yetkisi olduğundan emin olun.

Teminat tutarını kiralamanın süresine ve aracın değerine göre belirleyin. Aylık kiralamada bir aylık bedele yakın bir depozito yaygın bir uygulamadır; yıllık kiralamada ise ödeme düzeni ve müşterinin güvenilirliği teminat kadar belirleyicidir. Ödemesi aksayan müşteriyle ne zaman ve nasıl ilişkiyi sonlandıracağınızı sözleşmede önceden yazmak, sorun çıktığında elinizi güçlendirir.

Aracın uzun süre sizden uzakta olması, kondisyonunu da gözden uzaklaştırır. Belirli aralıklarla (bakım günleri iyi bir fırsattır) aracı görün, kilometresini ve genel durumunu kaydedin. Dönem sonunda yaşanacak sürprizlerin çoğu, ara kontrollerde erkenden fark edilebilir.

Teklif hazırlarken

Kurumsal müşteri teklifleri yan yana koyup karşılaştırır. Teklifinizde yalnız aylık bedeli değil, bedele neyin dahil olduğunu da açıkça yazın: km paketi, bakım, sigorta ve kasko, ikame araç, lastik değişimi. Daha düşük görünen bir rakip teklifin kapsamı daha dar olabilir; kapsamı yazılı gösterirseniz karşılaştırma sizin lehinize döner.

Teklifin geçerlilik süresini de belirtin. Araç fiyatları ve finansman maliyeti değişken olduğunda uzun süre açık kalan bir teklif, kabul edildiği gün zararına dönüşebilir.

Tahsilat, fatura ve nakit akışı

Uzun dönemde ödeme düzeni fiyat kadar önemlidir. Aylık peşin tahsilat en güvenli standarttır; kurumsal müşteriler ise faturadan sonra belirli bir vadeyle ödemek ister. Vadeli çalışacaksanız müşterinin cari hesabını her ay kontrol edin ve bir ayın gecikmesini ikinci aya taşımayın. Yıllık bedeli peşin ödemek isteyen müşteriye indirim yapmak nakit akışınızı rahatlatır.

Yönetim hesabında yıllık peşin tahsilat, o ayın gelirini şişirir. Aylık kârlılığınıza bakarken bu parayı döneme yaymayı unutmayın; aksi halde ilk ay çok kârlı, sonraki on bir ay zararlı görünür. Faturalama dönemini de baştan netleştirin: aylık fatura mı kesilecek, yıllık tek fatura mı? Müşterinin muhasebesi bunu teklif aşamasında sorar.

Rentofis'te uzun dönem sözleşme

Rentofis sözleşme formunda Periyot alanı günlük, aylık ve yıllık seçeneklerini sunar; bu seçim bitiş tarihini hesaplamaya yardım eder. Fiyat kutusu her zaman günlük fiyattır: aylık kiralamada günlük eşdeğeri girersiniz ve toplam, gün sayısıyla çarpılarak bulunur. Kaydetmeden önce toplamın aylık bedelinizle uyuştuğunu kontrol etmeniz yeterlidir. Aynı formda KM Limiti ve Aşım KM Fiyatı alanları vardır; iade alırken limit aşıldıysa aşım ücreti hesaplanır.

Şirket müşterisi Kurumsal Şirket tipiyle, vergi numarası ve ünvanla kaydedilir; sözleşme çıktısında Kurumsal Sözleşme şablonu seçilir. Aynı şirkete verilen her araç ayrı sözleşme olur ve hepsi o müşterinin carisinde toplanır; ekstre Excel olarak indirilir. Sözleşmeyi euro ya da dolarla yazarsanız kur sözleşmeye kilitlenir. e-Fatura sağlayıcınız bağlıysa sözleşme detayından e-Arşiv fatura kesilir.

Sık sorulan sorular

Uzun dönem müşteriyi düzenli yönetin

Rentofis'te periyot, km limiti, kurumsal şablon ve şirket carisi aynı sözleşmede. Ücretsiz demo hesabınızı açın.

İlgili özellikler

Diğer yazılar