İki kural, en çok tartışma
Hasar dışında iade masasında en çok konuşulan iki konu yakıt ve kilometredir. İkisi de aslında basit ölçümlerdir: gösterge ne diyor, sayaç ne diyor? Sorun ölçümde değil, kuralın belirsiz olmasındadır. "Aldığınız gibi getirin" denmiş ama nasıl aldığı yazılmamışsa, "kilometre sınırı var" denmiş ama aşımın nasıl hesaplanacağı söylenmemişse, iadede tartışma kaçınılmazdır.
Bu yazıda önce yakıt politikası seçeneklerini, sonra kilometre sınırının ve aşım ücretinin nasıl belirleneceğini anlatıyoruz. Amaç her firma için tek bir doğru rakam vermek değil; kendi maliyetinize göre rakamı nasıl bulacağınızı göstermek.
Yakıt politikası seçenekleri
Hangi modeli seçerseniz seçin, tek bir modeli bütün filoda uygulamak kafa karışıklığını azaltır. Çalışan her araç için ayrı kuralı hatırlamak zorunda kalmaz, müşteri de reklamda, sözleşmede ve teslimde aynı kuralı duyar.
- Dolu al, dolu getir: araç deposu dolu teslim edilir, müşteri de dolu getirir. En anlaşılır ve en az tartışma çıkaran modeldir; müşteri de adil bulur.
- Aynı seviyede getir: araç hangi seviyede verildiyse o seviyede getirilir. Teslimde depo doldurma zorunluluğu olmadığı için işletmeye kolaylık sağlar, ancak seviyenin teslimde çok net kaydedilmesini gerektirir.
- Ön ödemeli depo: müşteri teslimde bir depo yakıt bedelini öder, aracı istediği seviyede getirir. Uzun yol yapan ya da havalimanına son dakika yetişecek müşteriye kolaylıktır; ancak kalan yakıtın iade edilip edilmeyeceği açıkça yazılmalıdır.
- Boş al, boş getir: bazı işletmeler bunu uygular ama "boş" seviyesini tanımlamak zordur ve müşteri yolda kalma riskine girer. Genelde önerilmez.
Hangi yakıt modeli size uygun?
Kısa süreli, şehir içi kiralamanın ağırlıkta olduğu işletmelerde "aynı seviye" pratik görünür, çünkü araç kısa sürede tekrar çıkar ve her seferinde depo doldurmak gerekmez. Ancak aynı seviye modeli, teslimde seviyenin kademe kademe kaydedilmesini ve göstergenin fotoğraflanmasını şart koşar. Yakıt göstergesi doğrusal değildir; ibrenin yarıda görünmesi deponun tam yarısının dolu olduğu anlamına gelmeyebilir.
Turistik bölgelerde, havalimanı teslimlerinde ve uzun süreli kiralamalarda "dolu-dolu" modeli daha az sorun çıkarır. Müşteri için anlaması kolaydır, iade kontrolü tek bir soruya iner: depo dolu mu? Birçok müşteri de bu modeli başka firmalardan bildiği için ayrıca açıklama gerektirmez.
Elektrikli ve hibrit araçlarda aynı mantığı şarj yüzdesiyle kurun: teslimdeki şarj oranını yazın, iadede hangi oranın altında ücret alınacağını belirleyin. Şarj istasyonu bulmanın zor olabileceği bölgelerde toleransı biraz geniş tutmak müşteri memnuniyetini artırır.
Eksik yakıt nasıl ücretlendirilir?
Eksik yakıt ücreti iki parçadan oluşur: eksik yakıtın bedeli ve bu yakıtı sizin almanızın maliyeti. İlki basittir: eksik litre ya da kademe, güncel pompa fiyatıyla çarpılır. İkincisi, aracı istasyona götüren çalışanın zamanı ve aracın o sürede başka müşteriye çıkamamasıdır. Bu yüzden birçok firma eksik yakıta sabit bir hizmet bedeli ekler.
Önemli olan, hesabın müşteriye önceden söylenmesidir. Sözleşmede "eksik yakıt, güncel pompa fiyatı üzerinden ve belirtilen hizmet bedeli eklenerek ücretlendirilir" gibi açık bir cümle bulunsun. Kademe başına sabit tutar kullanacaksanız, depo hacmine göre her kademenin kaç litreye denk geldiğini araç bazında bir kez hesaplayıp tablo hâline getirin; böylece iade masasında hesap tartışması çıkmaz.
Hizmet bedelini makul tutun. Pompa fiyatının çok üzerinde bir bedel kısa vadede gelir gibi görünür ama müşteri bunu ceza olarak algılar, bir daha gelmez ve yorumlarda bunu anlatır. Amaç kazanmak değil, müşteriyi aracı doğru seviyede getirmeye yönlendirmektir.
Kilometre sınırı: limitli mi limitsiz mi?
Kilometre sınırı, aracın yıpranmasını fiyata bağlamanın yoludur. Her kilometre lastik, fren, yağ ve bakım aralığı olarak size döner; ayrıca aracın ikinci el değerini düşürür. Limitsiz kiralama müşteriye çekici gelir ama uzun yol yapan tek bir müşteri, birkaç kısa kiralamanın kârını silebilir.
Pratikte üç yaklaşım görülür. Birincisi günlük limit: her kiralama günü için belirli bir kilometre hakkı tanınır, toplam hak gün sayısıyla çarpılarak bulunur. İkincisi toplam limit: kiralama süresine bakılmaksızın sözleşmede tek bir kilometre hakkı yazılır. Üçüncüsü limitsiz kiralama, genellikle daha yüksek günlük fiyatla ya da yalnız uzun süreli kiralamalarda sunulur.
Günlük limit en adil ve en anlaşılır olanıdır, çünkü uzun kiralayan müşteri doğal olarak daha fazla hak kazanır. Aylık ve kurumsal kiralamalarda ise aylık toplam limit daha pratiktir.
Günlük limiti ve aşım ücretini hesaplamak
Örnek bir mantık kurmak gerekirse: aracınızın kilometre başı maliyeti hesabınıza göre belli bir tutarsa, aşım ücretini bunun bir buçuk ile iki katı arasında belirlemek, hem maliyeti karşılar hem de müşteriye makul görünür. Bu oran bir kural değil, başlangıç noktasıdır; kendi rakamlarınızla sınayın.
- Aracın kilometre başına maliyetini çıkarın: yıllık bakım, lastik, yağ ve fren giderleri ile yıllık değer kaybını toplayın, yıllık ortalama kilometreye bölün.
- Kiralamalarınızın gerçek ortalamasına bakın: son birkaç ayın sözleşmelerinde müşteriler günde ortalama kaç kilometre yapmış? Limiti bu ortalamanın biraz üzerine koyarsanız müşterilerin büyük kısmı limite takılmaz.
- Aşım ücretini kilometre başı maliyetin üzerinde belirleyin; aradaki fark, aşırı kullanımın getirdiği ek yıpranmayı ve aracın erken satış riskini karşılar.
- Araç sınıfına göre ayırın: üst sınıf araçta kilometre başı maliyet daha yüksek olduğu için aşım ücreti de daha yüksek olmalıdır.
- Rakamı her yıl, bakım ve lastik fiyatlarındaki değişime göre gözden geçirin.
Uzun süreli ve kurumsal kiralamada farklar
Aylık ya da yıllık kiralamada günlük limit mantığı yerini aylık toplam limite bırakır. Şirket müşterisi aracı her gün aynı güzergâhta kullanıyorsa ortalama kullanımı sözleşme öncesinde sorun ve limiti buna göre koyun; ay sonunda sürekli aşım faturası kesmek yerine gerçekçi bir limit ve buna uygun bir aylık fiyat, ilişkiyi daha sağlıklı tutar.
Uzun süreli kiralamada aşımı yalnız sözleşme sonunda hesaplamak yerine ara dönemlerde kontrol etmek de faydalıdır. Aracın periyodik bakıma geldiği ya da kilometrenin limiti hızla tükettiği fark edilirse müşteriyle erken konuşup fiyatı ya da limiti yeniden düzenlemek, sözleşme sonunda büyük bir faturayla karşılaşmaktan iyidir. Yakıt tarafında ise uzun kiralamada genellikle müşteri yakıtı kendisi karşılar; teslim ve iade seviyesi yine kayıt altına alınmalıdır.
Sayaç, gösterge ve yanlış yakıt sorunları
Kilometre sayacı arızalanırsa ya da gösterge yanlış okunursa ne olacağını sözleşmede kısaca düzenleyin: müşteri arızayı fark ettiği anda firmaya haber vermekle yükümlü olsun, kilometre hesabı bu durumda gün başına ortalama üzerinden yapılsın. Böyle bir madde nadiren kullanılır ama kullanılması gerektiğinde çok iş görür.
Yanlış yakıt konması da ayrı bir kalemdir ve yakıt politikasının parçası sayılmalıdır. Teslimde yakıt türünü söylemek ve yakıt kapağının içine türü belirten bir etiket yapıştırmak, bu masraflı hatayı büyük ölçüde önler.
Kuralı müşteriye nasıl anlatmalı?
- İlanda ve rezervasyon sayfasında: günlük km hakkı ve yakıt kuralı fiyatın yanında yazsın. Sonradan öğrenilen kural güveni sarsar.
- Sözleşmede: teslim kilometresi, km limiti, aşım km fiyatı ve teslimdeki yakıt seviyesi rakamla yazılsın.
- Teslimde: kuralı tek cümleyle sözlü de söyleyin ve göstergenin fotoğrafını çekin.
- İadede: aşım ya da eksik yakıt varsa hesabı yazılı gösterin; kilometre farkı çarpı aşım fiyatı gibi, müşterinin kendisinin de yapabileceği basit bir hesap.
Rentofis'te km limiti ve yakıt kaydı
Rentofis sözleşme formunda başlangıç kilometresi, km limiti (0 girilirse limitsiz) ve aşım km fiyatı alanları bulunur; teslim bilgilerinde teslimdeki yakıt seviyesi kaydedilir. Km limiti ve kasko durumu sözleşme çıktısına kendiliğinden yazılır. Aracı iade alırken dönüş kilometresi ve iadedeki yakıt girilir; km limiti aşıldıysa aşım ücreti hesaplanır. Ek ücreti elden aldıysanız gelir olarak kaydedebilir, depozitodan karşıladıysanız depozitodan kesilen tutar olarak işleyebilirsiniz.
Rezervasyon siteniz açıksa araç kartına girdiğiniz günlük km limiti ve depozito tutarı müşteriye sitede gösterilir; kural sözleşmeden önce, müşteri aracı seçerken görünür olur.
Sık sorulan sorular
Kilometre sınırı koymak zorunlu mu?
Hayır, bu işletmenin kararıdır. Limitsiz kiralama sunacaksanız aracın kilometre başı maliyetini günlük fiyata yansıtmanız gerekir.
Eksik yakıt için ne kadar ücret almalıyım?
Eksik yakıtın güncel pompa fiyatı üzerinden bedeli ve makul bir hizmet bedeli yaygın bir yaklaşımdır. Hesap yöntemini sözleşmede önceden yazın.
Aşım ücretini müşteri itiraz ederse ne yapmalıyım?
Teslim ve iade kilometresini, sözleşmedeki limiti ve aşım fiyatını yazılı olarak gösterin. Rakamlar teslimde imzalı sözleşmede ve gösterge fotoğrafında varsa hesap tartışmaya kapalıdır.
Km ve yakıt kuralını sözleşmeye yazdırın
Km limiti, aşım fiyatı ve yakıt seviyesi Rentofis sözleşmesinde hazır alanlar; aşım iadede hesaplanır. Rentofis'i ücretsiz demo ile deneyin.
Ücretsiz Demo Oluştur