Kurumsal müşteri neden ayrı bir iş?
Şahıs müşteri birkaç gün için gelir, parasını öder, aracı getirir. Şirket müşterisi ise çoğu zaman aylarca kiralar, birden fazla araç ister, aracı sözleşmeyi imzalayan kişi değil çalışanları kullanır ve ödemeyi fatura üzerinden, vadeli yapar. Yani karşınızda tek bir kiracı değil; imza yetkilisi, muhasebe birimi ve zaman içinde değişen sürücülerden oluşan bir yapı vardır.
Bu yapı doğru kurulursa kurumsal müşteri rent a car işinin en sağlam gelir kaynağıdır: sezon dışında da araç kirada kalır, ödeme tarihi bellidir, her ay yeniden müşteri bulma maliyeti yoktur. Yanlış kurulursa tersine döner: kimin kullandığı belli olmayan araçlar, üç ay birikmiş faturalar ve "o sürücü bizim çalışanımız değildi" itirazları. Aşağıdaki başlıklar bu riskleri tek tek kapatır.
Şirketten hangi belgeler istenir?
Kurumsal kiralamada belge istemek güvensizlik göstergesi değil, profesyonelliğin işaretidir. Düzenli çalışan şirketler bu belgeleri hazır tutar ve isteyen firmayı ciddiye alır. Belgelerin güncelliğini yılda bir kez kontrol edin: şirketin adresi, unvanı ya da yetkilisi değişmiş olabilir; eski imza sirküleriyle yenilenen sözleşme, en çok ihtiyaç duyduğunuz anda işe yaramayabilir. Başlangıçta istenmesi gerekenler:
- Vergi levhası ya da vergi kimlik numarası ve bağlı olduğu vergi dairesi: faturanın doğru kesilmesi için şarttır; tek hanelik bir hata faturayı geri çevirtir.
- Ticaret sicil kaydı veya faaliyet belgesi: şirketin gerçekten var ve faal olduğunu gösterir.
- İmza sirküleri: sözleşmeyi imzalayan kişinin şirketi bağlamaya yetkili olduğunu kanıtlar. Yetkisiz kişinin imzası, ödeme anlaşmazlığında sizi zor durumda bırakır.
- Yetkili kişinin kimliği ve iletişim bilgileri: sözleşmeyi imzalayanla günlük iletişimi yürüten kişi çoğu zaman farklıdır; ikisini de kaydedin.
- Aracı kullanacak her sürücünün kimlik ve ehliyet bilgileri: ehliyet sınıfı ve geçerlilik tarihi dahil.
- Fatura ve ödeme bilgileri: faturanın gideceği e-posta adresi, muhasebe sorumlusu, ödeme vadesi ve yöntemi.
Sözleşme: çerçeve metin ve araç bazlı kayıt
Birden çok araç kiralayan şirketlerle en düzenli yöntem iki katmanlı çalışmaktır. Üstte, şirketle bir kez imzalanan çerçeve sözleşme durur: fiyatlar, ödeme vadesi, km limiti, ikame araç kuralı, sürücü değişim prosedürü ve sorumluluklar burada yazılır. Altta ise her araç için ayrı bir kiralama sözleşmesi bulunur: plaka, teslim km'si, yakıt, teslim tarihi ve o aracı kullanacak sürücüler.
Bu ayrım sayesinde bir aracı iade alırken ya da değiştirirken çerçeve sözleşmeye dokunmazsınız; yalnız o aracın kaydı kapanır veya güncellenir. Faturada da her aracın kalemi ayrı görünür ve şirketin muhasebesi hangi aracın hangi departmana ait olduğunu kolayca ayırır. Çerçeve sözleşmede mutlaka bulunması gerekenler:
- Araç başı aylık ya da günlük ücret, KDV'nin dahil olup olmadığı ve fiyatın hangi tarihte güncelleneceği.
- Aylık km limiti ve aşım ücreti; limitin araç başına mı yoksa tüm araçlar için toplam mı hesaplanacağı.
- Ödeme vadesi, fatura dönemi ve gecikme halinde uygulanacak kural.
- Sürücü ekleme ve çıkarma prosedürü: kimin bildireceği, hangi belgelerle ve ne kadar önce.
- Bakım ve arıza halinde ikame araç verilip verilmeyeceği, hangi sınıftan ve ne kadar sürede.
- Kaza, hırsızlık ve kullanımdan doğan masrafların kime ait olduğu; kasko muafiyeti.
- Sözleşmenin süresi, erken fesih ve araçların iade koşulları.
Sürücü değişimi: en çok açık veren nokta
Şirket araçlarında sürücü sık değişir: çalışan işten ayrılır, başka şehre tayin olur, vardiya değişir. Firmanın haberi olmadan araç yeni birine geçtiğinde, sözleşmede adı olmayan biri aracı kullanıyor demektir. Kaza ya da bir olay anında bu durum sigorta ve sorumluluk tartışmasını sizin aleyhinize çevirebilir. Bu yüzden sürücü değişimi, çerçeve sözleşmeye yazılmış bir prosedüre bağlanmalıdır:
- Şirket, yeni sürücüyü araca vermeden önce size yazılı olarak (e-posta ya da resmî yazışma) bildirir.
- Yeni sürücünün kimliği ve ehliyeti kontrol edilir; ehliyet sınıfı ve geçerlilik tarihi kaydedilir.
- Sürücü o aracın kiralama kaydına eklenir, ayrılan sürücü kayıttan çıkarılır.
- Güncel sözleşme ya da sürücü eki imzalatılır ve bir nüshası şirkete gönderilir.
- Resmî bildirim yükümlülükleriniz (örneğin KABİS) sürücü değişikliğinden etkileniyorsa, güncel usulü EGM duyurularından ve il emniyet müdürlüğünden teyit edin.
İkame araç, bakım ve kilometre
Uzun süreli kiralamada araç sizin filonuzda kalmaya devam eder; periyodik bakım, muayene ve lastik değişimi kiralama süresinin içine denk gelir. Şirket için aracın bir gün bile servis nedeniyle durması iş kaybıdır. Bakım tarihlerini önceden şirketle planlayın ve bakım günü aynı ya da üst sınıftan ikame araç verin. İkame aracı yeni bir sözleşme olarak değil, mevcut kiralamanın araç değişikliği olarak kaydetmek hem faturayı hem km takibini sade tutar.
Kilometre, kurumsal kiralamanın en sessiz para kaçağıdır. Aylık km limitini her ay sonunda araç araç kontrol edin ve aşım ücretini aynı ayın faturasına yansıtın. Aşımı üç ay sonra toplu faturalamak, şirketin itirazını neredeyse garanti eder. Teslim ve iade km'sini her seferinde gösterge fotoğrafıyla belgelemek tartışmayı baştan bitirir.
Depozito konusunda şirketlerle esnek olunabilir; birçok firma kurumsal müşteriden araç başı nakit depozito yerine vadeli ödemeyi güvenceye alan bir teminat ister. Hangi yöntemi seçerseniz seçin çerçeve sözleşmeye yazın ve muhasebede müşteri borcundan ayrı izleyin; teminat gelir değildir.
Fatura, vade ve cari: ay sonunu kolaylaştırmak
Şirket müşterisi faturasız ödeme yapmaz; faturanın doğru unvan, vergi numarası ve vergi dairesiyle, anlaşılan dönemde kesilmesi gerekir. Aylık kiralamada en pratik düzen, her ay o ayın kira bedelini araç bazında faturalamak; km aşımı ve ek hizmetleri de aynı faturaya ayrı satır olarak eklemektir. Sizin ve müşterinin e-Fatura mükellefiyet durumu hangi belge türünün kesileceğini belirler; bunu mali müşavirinizle ilk sözleşmeden önce netleştirin.
Vade takibi için her şirketin bir cari ekstresi olmalıdır: hangi sözleşmeden ne kadar borç doğdu, ne zaman ne ödendi, bugün bakiye ne. Şirketin muhasebe birimi sizden sık sık ekstre ister; bunu her seferinde elle hazırlamak saat kaybıdır. Ekstre aynı zamanda mutabakatın temelidir: dönem sonlarında karşılıklı bakiye teyidi yapmak, yıllar sonra çıkabilecek "biz bunu ödemiştik" tartışmalarını önler.
Ödeme gecikirse ilk adım nazik bir hatırlatma ve güncel ekstredir, ikinci adım yeni araç teslimini durdurmaktır. Çerçeve sözleşmeye vadesi geçmiş borç varken yeni araç verilmeyeceğini yazmak, tahsilatı büyük ölçüde kendiliğinden hızlandırır. Birden fazla şirketle çalışıyorsanız her sabah vadesi geçmiş bakiyelere bakmayı alışkanlık haline getirin; kurumsal alacak, fark edilmeden en hızlı büyüyen alacaktır.
Fiyat: aylık ve yıllık kiralamayı nasıl hesaplamalı?
Kurumsal fiyatı günlük fiyatınızdan indirim yaparak değil, aracın aylık maliyetinden yola çıkarak kurun. Aracın taksiti ya da amortismanı, kasko ve trafik sigortası, planlı bakım, lastik, muayene ve ikame araç ihtimali toplandığında aylık bir taban çıkar. Bu tabanın üzerine koyduğunuz pay, uzun sözleşmenin size sağladığı doluluk güvencesiyle birlikte değerlendirilmelidir: araç on iki ay boyunca kirada kalacaksa, günlük kiralamadaki boş günlerin maliyetini taşımazsınız.
Uzun sözleşmelerde fiyat güncelleme maddesini unutmayın. Yıllık bir anlaşmada maliyetleriniz yıl içinde değişebilir; hangi tarihte ve hangi ölçüye göre fiyatın yeniden konuşulacağını baştan yazmak, ilişkiyi bozmadan fiyatı güncellemenin yoludur. Teklif verirken fiyatın KDV dahil mi hariç mi olduğunu, km limitini ve ikame araç koşulunu aynı sayfada gösterin; şirketin satın alma birimi teklifleri yan yana koyarak karşılaştırır ve eksik bilgi içeren teklif genellikle elenir.
Rentofis'te kurumsal müşteri nasıl yürür?
Rentofis'te müşteri kaydında tip olarak Kurumsal Şirket seçilir; vergi kimlik numarası sağlama kontrolünden geçer, unvan ve telefon zorunludur. Sözleşme çıktısında Kurumsal Sözleşme şablonu seçilir. Periyot aylık ya da yıllık seçilebilir; fiyat günlük eşdeğer olarak tutulur ve bitiş tarihi hesaplanır. Aynı şirkete birden çok araç verildiğinde her araç ayrı sözleşme olur, hepsi aynı müşterinin carisinde toplanır.
Sözleşmeye en fazla 4 ek sürücü eklenir; aktif sözleşmede Düzenle ile sürücü bilgisini değiştirdiğinizde tutar bozulmaz. Bakım ya da arızada Araç Değiştir ile yeni plaka verilir; tutar, tarih ve borç aynı kalır, eski araç boşa düşer. Cari ekstre şirketin tüm sözleşme borçlarını, tahsilatlarını ve yürüyen bakiyesini vade sütunuyla gösterir; Excel ve yazdır düğmeleri vardır. e-Fatura sağlayıcınız bağlıysa sözleşme detayından tek tuşla e-Arşiv fatura kesilir.
Sık sorulan sorular
Kurumsal müşteriden depozito alınır mı?
Zorunlu değildir; birçok firma şirketlerden araç başı nakit depozito yerine vadeli ödemeyi güvenceye alan bir teminat ister. Hangi yöntemi seçerseniz seçin çerçeve sözleşmeye yazın ve müşteri borcundan ayrı izleyin.
Şirket aracını sözleşmede adı olmayan bir çalışan kullanırsa ne olur?
Sorumluluk ve sigorta tartışması doğabilir. Sürücü değişikliğinin önceden yazılı bildirilmesini ve yeni sürücünün kayda eklenmesini çerçeve sözleşmeye şart olarak yazın; şüphede hukuk danışmanınıza sorun.
Aylık kiralamada fatura ne zaman kesilir?
Genellikle her ay, o ayın kira bedeli için kesilir; km aşımı ve ek hizmetler aynı faturaya ayrı satır olarak eklenir. Dönemi ve belge türünü mali müşavirinizle netleştirin.
Kurumsal müşterinizi tek caride toplayın
Rentofis'te VKN'li kayıt, kurumsal sözleşme şablonu, aylık periyot ve cari ekstre hazır. Ücretsiz demo hesabıyla deneyin.
Ücretsiz Demo Oluştur