Kısa cevap
Araç ve müşteri listeleri Excel'den tek seferde aktarılabilir; geçişin en uzun kısmı budur ve çoğu zaman bir saati geçmez. Açık sözleşmeler ve borçlar ise listeyle değil, kısa bir düzenle yeni programa taşınır.
Geçişi sezonun en sakin gününe koyun ve bir gün içinde bitirin. İki programı haftalarca birlikte kullanmak, en çok hatanın çıktığı dönemdir.
Geçişten önce: listeleri hazırlayın
- Araç listesi: plaka, marka, model, yıl, renk, kasa tipi, sınıf, yakıt, vites. Eski programınız listeyi Excel olarak veriyorsa onu kullanın.
- Müşteri listesi: şahıs müşteride ad, soyad, TC ve telefon; şirket müşteride ünvan, vergi numarası ve telefon; yabancı müşteride pasaport numarası.
- Açık sözleşmeler: şu an kirada olan araçlar, müşteri, başlangıç ve dönüş tarihi.
- Açık bakiyeler: kimden ne kadar alacağınız var; tek tek not alın.
- Belge tarihleri: araçların sigorta, kasko ve muayene bitişleri.
Geçiş günü: adım adım
- Programın araç ve müşteri şablonunu indirin, listelerinizi şablona yapıştırın.
- Dosyayı yükleyin ve önizlemeye bakın: hatalı satırlar nedeniyle birlikte işaretlenir, hatasızlar aktarılır.
- Hatalı satırları düzeltip aynı dosyayı yeniden yükleyin; kayıtlı plaka ve TC tekrar eklenmez.
- Kiradaki araçlar için sözleşmeleri yeni programda açın; dönüşü yeni programdan alın.
- Açık bakiyeleri müşteri carisine işleyin; ilk ekstreyi kontrol edin.
- Belge tarihlerini araç kartlarına girin; hatırlatmalar bugünden itibaren çalışsın.
Sözleşme geçmişi ne olur?
Eski sözleşmelerin tamamını yeni programa taşımak çoğu zaman gerekmez ve en fazla vakti alan iştir. Eski kayıtları eski programdan ya da çıktısından saklamak, yeni programa ise bugünden sonrasını girmek daha pratiktir.
Müşterinin geçmişi zamanla yeni programda birikir. İlk ay içinde sık gelen müşterilerinizin neredeyse tamamı yeniden kiralayacağı için kartları kendiliğinden dolar.
Ekibi geçişe hazırlamak
Geçişten bir gün önce ekiple yarım saat oturun: yeni sözleşme nasıl yazılır, iade nasıl alınır, tahsilat nereye girilir. Herkesin kendi kullanıcı adı olsun; kim neyi yaptı sonradan görülsün.
İlk hafta küçük takılmalar normaldir. Takıldığınız yeri not edin ve destek ekibine tek seferde sorun; aynı soruyu her gün yaşamazsınız.
Rentofis'e geçiş
Rentofis'te Ayarlar → Excel'den İçe Aktar ile araç ve müşteri şablonunu indirir, doldurur ve yüklersiniz. Önizlemede her satır hazır ya da hata nedeniyle görünür; yalnız hatasız satırlar aktarılır. Eski programdan alınmış listede başlıklar eşleşiyorsa sütun sırası önemli değildir.
Sözleşme geçmişi aktarılmaz; sözleşmeler panelden girilir. İsterseniz kurulumu telefonla ya da uzaktan bağlantıyla 15 dakikada birlikte yapar, ilk sözleşmenizi beraber gireriz.
Sık sorulan sorular
Eski programdaki müşterilerimi aktarabilir miyim?
Eski program listeyi Excel olarak verebiliyorsa evet. Listeyi yeni programın şablonuna uydurup yüklersiniz; hatalı satırlar ayrıca gösterilir.
Geçiş ne kadar sürer?
Listeler hazırsa araç ve müşteri aktarımı genelde bir saati geçmez. Kiradaki araçlar ve açık bakiyelerle birlikte geçiş bir günde biter.
Sözleşme geçmişim de aktarılır mı?
Rentofis'te şu an araç ve müşteri listeleri aktarılır; sözleşmeler panelden girilir. Eski sözleşmeleri eski kayıtlarınızda saklamanız önerilir.
Listenizi yükleyin, bugün başlayın
Araç ve müşteri listenizi Excel'den tek seferde aktarın; kurulumu 15 dakikada birlikte yapalım. Ücretsiz demo hesabıyla başlayın.
Ücretsiz Demo Oluştur