Kısa cevap
Rent a car otomasyonu, bir kiralamadaki aynı bilgiyi beş ayrı yere yazmak yerine bir kez girip gerisini programa bırakmaktır. Sözleşmeyi kaydettiğiniz an tutar müşterinin borcuna yazılır, araç kirada görünür, iade günü hatırlatma düşer.
Otomasyon kararı sizden almaz; yazma, hesaplama ve hatırlama işini alır. Aracı kime vereceğinize, indirime ve kesintiye yine siz karar verirsiniz.
Elle yürüyen bir kiralama kaç adım?
Programsız bir ofiste tek kiralama şöyle yürür: sözleşme kâğıda yazılır, araç defterde dolu işaretlenir, tutar deftere ya da Excel'e geçer, kapora ayrı bir yere not edilir, iade günü takvime yazılır, sözleşmenin fotoğrafı müşteriye WhatsApp'tan elle gönderilir. Aynı bilgi beş altı kez yazılır; her yazışta hata ihtimali vardır.
Sezonda günde on kiralama yapan bir ofiste bu, saatler demektir. Otomasyonun asıl kazancı bu tekrarı bitirmesidir.
Otomatiğe bağlanabilecek 8 iş
- Cari borç: sözleşme tutarı müşterinin hesabına kendiliğinden borç yazılır, tahsilat girince düşer.
- Araç durumu: sözleşmeyle araç kirada, iadeyle boşta görünür; iadede dönüş kilometresi araca işlenir.
- Çakışma kontrolü: seçtiğiniz tarihte dolu olan araç seçilemez, aynı sınıftaki boş araçlar önerilir.
- Belgeler: sözleşme numarası verilir, voucher hazırlanır, PDF müşteriye WhatsApp ya da e-postayla gider.
- Ofis hatırlatmaları: iade günü, ön rezervasyon teslimi, bakım ile sigorta, kasko ve muayene bitişleri panoya düşer.
- Müşteriye iade hatırlatması: sözleşme bitmeden müşteriye WhatsApp mesajı kendiliğinden gider.
- Kimlik kontrolü: TC kimlik numarası girilince sağlaması yapılır; ad, soyad ve doğum tarihiyle Nüfus İdaresi'nden doğrulanır.
- Online talep: rezervasyon sitenizden gelen talep panele ve WhatsApp'ınıza düşer; onaylayınca sözleşme formu dolu açılır.
Sizde kalması gerekenler
- Aracı kime vereceğiniz: program riskli müşteride uyarır, karar yine sizindir.
- Fiyat ve pazarlık: program hesaplar, indirimi siz verirsiniz.
- İade kontrolü: aracın durumuna, yakıta ve kilometreye siz bakarsınız; depozitodan ne kesileceğini siz yazarsınız.
- KABİS çıkış bildirimi: bildirim sözleşmeden hazırlanır ama göndermek için düğmeye siz basarsınız.
Otomasyon kurarken dikkat edilecekler
- Bilgiyi bir kez girin: aynı müşteriyi iki kez açan düzen otomasyonu da bozar.
- Her çalışanın kendi kullanıcı adı olsun; kim neyi yaptı sonradan görülsün.
- Müşteriye giden hatırlatma mesajını kendi dilinizle yazın; hazır metin soğuk durur.
- İlk hafta hatırlatmaları kontrol edin; tarihler doğru girildiyse sonrası kendiliğinden işler.
Rentofis'te otomasyon
Rentofis'te sözleşmeyi kaydettiğiniz an sözleşme numarası, cari borç, araç durumu, depozito kaydı ve iade hatırlatması birlikte oluşur. WhatsApp'ınızı bir kez bağladığınızda sözleşme ve voucher PDF'i kendi numaranızdan müşteriye gider; sözleşme bitişinden önce müşteriye hatırlatma mesajı kendiliğinden atılır.
KABİS bildiriminde sözleşmedeki KABİS Bilgilendir düğmesine basarsınız; gönderimi ofis bilgisayarınıza bir kez kurduğunuz KABİS Asistanı yapar. İade ve iptal bildirimi ise kendiliğinden sıraya girer.
Sık sorulan sorular
Rent a car otomasyonu ile rent a car programı aynı şey mi?
Çoğu zaman aynı anlamda kullanılır. Program kayıtları tutar; otomasyon ise bir kaydın arkasından gelen işleri (borç, araç durumu, hatırlatma, gönderim) kendiliğinden yapar. İyi bir programda ikisi birlikte gelir.
Otomasyon için ayrıca kurulum gerekir mi?
Rentofis tarayıcıda çalışır; kurulum gerekmez. Yalnız KABİS bildirimi için ofis bilgisayarına bir kez KABİS Asistanı kurulur.
Küçük bir ofis için otomasyon gerekir mi?
Araç sayısından çok kiralama sayısına bakın. Haftada birkaç kiralama yapıyorsanız bile cari borcun kendiliğinden yazılması ve iade hatırlatması unutulan alacakları ve geç iadeleri azaltır.
Bir kez yazın, gerisi kendiliğinden
Sözleşmeyi kaydedin; borç, araç durumu, hatırlatma ve WhatsApp gönderimi aynı anda hazır olsun. Ücretsiz demo hesabıyla deneyin, kurulumu 15 dakikada birlikte yapalım.
Ücretsiz Demo Oluştur